Les enjeux de la gestion douanière en entreprise

En période de crise et de compétition sur les marchés internationaux, l'enjeu douanier, notamment les pénalités d'infraction à la réglementation et l'importance élevée des droits payés ne peut en aucun cas être négligé.

Pourtant, dans de nombreuses entreprises, la donnée douanière demeure encore mal connue des principaux responsables.

• Quels sont les risques en matière douanières ?
• Comment optimiser la fonction douane dans une entreprise ?
• Comment profiter des opportunités douanières et minimiser ses droits de douane ?
• Comment gérer au mieux un contentieux douanier ?

La réponse à ces questions permettra à chaque responsable en entreprise de sécuriser ses pratiques douanières, optimiser ses relations avec l'administration des douanes et minimiser le risque contentieux.

Pourquoi s’intéresser aux opérations douanières

C'est trop souvent à l'occasion d'un contrôle douanier que les responsables d'entreprises découvrent les risques liés à une activité douanière mal maîtrisée ou insuffisamment sécurisée. Les opérations ont été confiées par l'entreprise à un professionnel du dédouanement, transitaire ou commissionnaire agréé en douane qui n'a pas rempli la déclaration en douane conformément à la réglementation. par exemple, des erreurs ont été commises en matière de classement parce que ce professionnel de la douane n'avait pas à sa disposition tous les éléments techniques pour donner la bonne nomenclature douanière au produit. Certains coûts qui auraient dû être intégrés à la base taxable qui a servi au dédouanement n'ont pas été pris en compte. L'administration des douanes va redresser ces importations et imposer des pénalités, car elle va considérer les erreurs déclaratives commises par le professionnel du dédouanement au nom de l'entreprise comme des infractions.

La donnée douanière, du fait du risque qu'elle fait peser sur l'entreprise, les pénalités douanières en cas d'infraction à la réglementation étant très élevées, doit être appréhendée avec le plus grand soin. Ceci se traduit par une nécessaire contractualisation sur des bases claires avec les professionnels du dédouanement et du transport, et une meilleure prise en compte des paramètres douaniers dans les différentes fonction de l'entreprise (Finance, Achat, Logistique).

Optimisation des droits de douane payés par l'entreprise

Contrairement à la TVA qui est acquittée par les entreprises à l'importation des marchandises sur le territoire douanier, les droits de douane ne sont pas récupérables et représentent une charge pour les entreprises qui font des opérations d'importation.

Il y a donc tout intérêt pour ces dernières à optimiser les droits à l'importation des composants et des matières premières. Le code des douanes prévoit un ensemble de méthodes d'optimisation qui présentent cependant l'inconvénient, soit de nécessiter une autorisation de l'administration des douanes, soit de devoir être préparée soigneusement et correctement documentée pour éviter des redressements en cas de contrôle ultérieur.

L'optimisation des droits de douane résulte de deux types de mesures: Les unes concernent les éléments qui vont être intégrés à la déclaration en douane. Il s'agira de porter une attention particulière à la description des marchandises, à leur origine et à leur valeur. Même si l'identification de ces données semble à première vue évidente, la législation douanière rend les choses compliquée et il reste essentiel pour une entreprise qui importe régulièrement d'optimiser et de sécuriser les données à déclarer en douane.

Autres types de mesures, celles qui nécessitent une autorisation de l'administration des douanes et qui sont davantage liées au statut de l'importation et à l'utilisation qui en sera faite sur le territoire douanier.(voir l'article "Notion de régime douanier économique").

Optimiser la fonction douane dans une entreprise

Contrairement à ce qui se passe en matière de fiscalité, les opérations douanières d'une entreprise sont dans la plupart des cas externalisées et confiées à un professionnel du dédouanement.

Ceci se justifie dans bien des cas par la spécificité et la complexité des formalités douanières à accomplir. Cependant, l'accomplissement de ces formalités par un prestataire n'exonère pas l'entreprise de sa responsabilité douanière. Cette responsabilité pourra être portée par l'entreprise et son professionnel de la douane ou par l'entreprise seule. Elles obligent donc l'entreprise à bien verrouiller la relation avec son prestataire à travers un effort de contractualisation pour parer aux mauvaises surprises en cas de contrôle douanier.

Il convient de relever que le mandat douanier est un mandat de droit civil classique qui lie l'entreprise et son prestataire douanier en matière de représentation en douane. Il est donc nécessaire de préciser la relation entre les deux parties et les obligations de chacun, dans un cahier de charge pour éviter toute mauvaise surprise.

Autres points d'attention :

• Le choix des Incoterms qui ne sont pas sans conséquence en matière de commerce international
• La gestion des preuves d'exonération éventuelles qui repose sur une bonne gestion des documents douaniers
• Le nécessaire contrôle des droits de douane payés

Le contrôle douanier

Mal connu et mal appréhendé, le contrôle douanier peut avoir de redoutables conséquences pour les entreprises qui en font l'objet. Ce type de contrôle, contrairement au contrôle fiscal fait très peu de place au contradictoire. C'est pour cette raison qu'il faut être très prudent si l'administration des douanes a décidé d'entreprendre une vérification douanière des opérations de votre entreprise.

L'administration des douanes dispose de pouvoirs importants d'investigation, de saisie de documents et de visite des locaux de l'entreprise.

Ainsi, l'administration des douane a le droit de contrôler les opérations douanières jusqu'à trois ans avant la date du procès verbal de début du contrôle. Le contrôle va se poursuivre et l'administration des douanes rédigera des procès verbaux d'enquête et de constat dans lesquels sont enregistrés les documents remis par la société ou saisis dans ses locaux et les déclarations des employés.